工程资料作为工程项目建设的依据，资料的进展情况直接影响到工程的竣工验收及结算。建筑工程资料是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容，它是城建档案的重要组成部分，既是工程竣工交付使用的必备文件，又是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据，同时也是工程竣工后公司与从业单位发生经济纠纷重要证据。工程资料管理工作直接反映了一个建筑施工企业的管理水平。

常见问题

一、工程资料管理基础工作不扎实，影响工程资料的完整性

施工资料记录的不及时，没有与工程进度同步，先施工后补资料，造成前后工序颠倒的事常有发生，记录中签字不是本人签的，代签的情况相当普遍；现场原材料送样复试不及时，未经检测使用于工程；建筑工程技术资料纵向、横向没有钩稽逻辑关系；资料员闭门造车，使得反映的质量情况与实际不符，或与实际差别较大；资料填写过于简单，内容填写千篇一律，可追溯性差等情形。

二、工程技术资料外包，且以包代管

部分项目部对工程资料归集重视程度不够，将工程档案工作一并“外包”，未签订合同或合同订立时未注明工程资料归档具体要求，在项目实施中又疏于组织收集、整理、归档资料，造成工程资料归集严重滞后，甚至有的在被检查资料员不到场，竣工验收后无法及时向公司交付完整归档资料。

三、资料员变动频繁导致“新员”难理“旧事”的现象。

资料员变动前后衔接不到位，又没有严格执行工作交接制度而影响工程资料连续性，极易导致工程资料丢失和损坏。另外，有的项目“新员”难理或不理“旧事”，前后工作脱节，造成了工作的连续性和系统性的破坏。

四、资料缺失，管理不到位。

资料员对整理与保存意识差，资料的放置往往一片混乱，查询的时候费时费力。资料在保存过程中甚至会遗失，或者资料在借阅时丢失。或厂家不完整，复验报告不齐，设计变更不全，在建筑工程资料整理的过程中缺失很多主体的资料，或附属配套工程资料，严重影响竣工验收工作。特别是创优工程资料未事前进行策划，创优资料重新编制，增大工作量提供创优成本。

改进措施

一、加强培训，提高能力

应当定期对施工资料的管理人员进行相关业务方面的培训。借此来提升他们的专业技能和水平，公司开展相关培训课程，加深资料员对档案收集范围，熟悉建筑工程施工质量资料管理标准和建设工程归档规范。了解公司归档内容要求；逐步完善奖惩制度，根据资料管理人员的实际工作情况，即通过对资料完整性、准确性等方面的综合评定，确定员工的薪酬福利。对创优项目应给予资料员适当奖励。

二、完善制度，规范资料 

（一）格式统一

统一按项目属地管理部门的资料格式，如没有要求表式可按公司要求使用《建筑工程竣工验收技术资料统一用表》的格式，熟练掌握工程项目资料表格内容的填写、编制等。（二）及时有效（1）资料应及时形成，反映施工现场真实情况对于现场资料、检查记录，要在施工前就准备好, 现场填写施工日期、实测数据等并在现场签认，及时提交，避免拖延时间过长造成忘记等问题。（2）养成资料复核的习惯，及时查漏补缺，消除错漏，对施工资料进行完善，使其能反映施工现场真实情况。

（三）认真填写验收记录

（1）检验批由施工单位项目专业质量检查员组织专业工长、班组长等有关人员，按施工规程进行检查、评定并签字，交监理单位或建设单位验收，监理单位的专业监理工程师或建设单位的专业负责人审查后，同意项在验收结论填写“同意验收”，并签字。（2）监理单位监理人员逐项验收，同意项在验收记录栏填写“合格或符合要求”；分项工程质量验收记录是在检验批验收合格的基础上进行。（3）分部工程质量验收记录填写时，要经过各责任主体签章确认。（4）隐蔽工程验收记录填写要及时，不得后补，并能反映工程实际况，它是作为日后合理使用、维护、改造、扩建的重要技术资料。

三、强化外包和分包资料的管理

可在与分包单位签订的施工合同中对施工资料的编制要求、质量标准、移交期限和编制份数等内容加以明确。承包施工资料管理的难点，工程已准备验收或交工条件， 合同签订未填写具体分包单位施工资料填写不符合相应规范要求、质量控制资料不齐全，甚至是分包资料与工程进度不同步等诸多因素， 平时应加强对外包分包资料过程的监管。定期进行检查、随机抽查、现场检查等方面内容。 

四、提高创优资料管理

创优工程资料应提前进行策划管理，编织创优资料工作计划，与普通资料相比较，工程创优资料除了更完善，精确，有效等一般性要求，项目部负责整理保存创优如需相关录像与照片，工程资料严格按照创优工程要求进行填写，项目管理部对项目创优资料进行定时检查和抽查，进行监督和指导，创优资料进行细化管理，对每项资料都应做详尽的资料分项目录并编排页码，。增强对现行标准和规范的认识。杜绝创优时施工日记隐蔽验收重新编制，废工废料。

总结

为了提高建筑资料的管理水平，资料收集整理的及时性和完整性，推进工程技术资料标准化、规范化、制度化，加强施工过程中资料的收集，通过各种形式培训，熟练掌握建筑工程法律法规以及施工质量验收标准和规范，熟练和了解各专业资料知识，明确归档管理范围，提高资料业务能力，创建档案目录并张贴卷内目录。工程资料日趋精致美观，明确资料员职责。未来档案“无纸化”和“数字化”悄然来临，不断创新，逐步实现工程资料管理“电子化”和“自动化”。

（文章内容来源于网络）